# Onboarding AB-Absolvierende

Import von AB-Absolvierenden.

Pro Departement - jeweils direkt nach Bestätigung vom Departement

# Export aus Evento

für Mac: via VDI mit evento Reporter  
für Windows: evento Reporter über Software Center installieren

# 1. Evento Export

### 1. Evento Reporter starten

Auf managed Windows Client oder in VDI (bei MAC) Evento Reporter starten. (Falls nicht vorhanden, ggf. über Software Center installieren)

[![image.png](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/image.png)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/image.png)

### 2. Evento Report erstellen

****Export - HSLU.iAlumni Absolventen Export****<span style="white-space: pre-wrap;"> auswählen</span>  
<span style="white-space: pre-wrap;">Parameter (Departement, </span>****Examensdatums-Bereich seit letztem Export bis heute****, Datenbank produktiv) auswählen  
Report mit Start erstellen

[![image.png](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/j7Mimage.png)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/j7Mimage.png)

### 3. Excel-Datei speichern

Erzeugte Excel-Datei speichern unter:

**07 Ehemalige und Alumni &gt; 08\_Daten\_CRM &gt; 00\_evento-exporte &gt; 00\_Onboarding &gt; {YYYY-MM-DD} &gt; {YYYY-MM-DD}-evento-export.xlsx**

[![image.png](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/FYtimage.png)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/FYtimage.png)

<span style="white-space: pre-wrap;"></span>

# Import Kontakte

Import der Kontaktdaten

# 1. Vorbereitung

### 1. Importvorlage Kontakte herunterladen

<span style="white-space: pre-wrap;">In iAlumni CRM zu </span>[**Erweiterte Einstellungen** ](https://hslu.crm10.talentwerk.ch/main.aspx?settingsonly=true "Erweiterte Einstellungen")**&gt; Datenverwaltung &gt; Vorlagen für Datenimport**<span style="white-space: pre-wrap;"> navigieren und </span>**Kontakt**<span style="white-space: pre-wrap;"> auswählen</span>

[![Bildschirmaufnahme 2026-01-15 um 16.04.08.gif](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/bildschirmaufnahme-2026-01-15-um-16-04-08.gif)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/bildschirmaufnahme-2026-01-15-um-16-04-08.gif)

### <span style="white-space: pre-wrap;">2. Importvorlage befüllen </span>

Importvorlage mit Kontaktdaten aus evento-export gemäss folgender Spaltenzuordnung befüllen:  
(Adresse 1 (Korrespondenzadresse) wird je nach Auswahl automatisch ausgefüllt, Adresse 2 = Geschäftsadresse, Adresse 3 = Privatadresse, Adresse 4 = Studienadresse)

<table id="bkmrk-evento-exportimportv"><colgroup><col style="width: 156px;"></col><col style="width: 152px;"></col><col></col></colgroup><tbody><tr><td>****evento-export****

</td><td>****Importvorlage****

</td><td>****Bemerkung / Zielformatierung****

</td></tr><tr><td>EventoID

</td><td>EventoID

</td><td>als Werte einfügen

</td></tr><tr><td>SwitchEduId

</td><td>Switch Edu-ID

</td><td></td></tr><tr><td>Nachname

</td><td>Nachname

</td><td></td></tr><tr><td>Vorname

</td><td>Vorname

</td><td></td></tr><tr><td>Geschlecht

</td><td></td><td></td></tr><tr><td>Anrede

</td><td>Geschlecht

</td><td>Herr;Frau;Neutrale Anrede;Keine Angabe

</td></tr><tr><td>Geburtsdatum

</td><td>Geburtstag

</td><td></td></tr><tr><td>Strasse

</td><td>Adresse 3: Strasse 1

</td><td></td></tr><tr><td>Postfach

</td><td>Adresse 3: Postfach

</td><td></td></tr><tr><td>Postleitzahl

</td><td>Adresse 3: Postleitzahl

</td><td></td></tr><tr><td>Ort

</td><td>Adresse 3: Ort

</td><td></td></tr><tr><td>Land

</td><td>Adresse 3: Land

</td><td>Land muss (deutsch) ausgeschrieben sein (Nicht als Kürzel). Gemäss Eintrag in iAlumni CRM.

</td></tr><tr><td>Firma

</td><td>Adresse 2: Name

</td><td></td></tr><tr><td>Abteilung

</td><td>Abteilung

</td><td></td></tr><tr><td>FirmaAdresse

</td><td>Adresse 2: Strasse 1

</td><td></td></tr><tr><td>FirmaPostfach

</td><td>Adresse 2: Postfach

</td><td></td></tr><tr><td>FirmaPostleitzahl

</td><td>Adresse 2: Postleitzahl

</td><td></td></tr><tr><td>FirmaOrt

</td><td>Adresse 2: Ort

</td><td></td></tr><tr><td>FirmaLand

</td><td>Adresse 2: Land

</td><td>Land muss (deutsch) ausgeschrieben sein (Nicht als Kürzel). Gemäss Eintrag in iAlumni CRM.

</td></tr><tr><td>Telefon1

</td><td>Adresse 3: Telephone1

</td><td></td></tr><tr><td>Telefon2

</td><td>Adresse 2: Telefon 2

</td><td>(Falls Geschäfts Tel)

</td></tr><tr><td>Mobile

</td><td>Adresse 3: Mobile

</td><td></td></tr><tr><td>Email1

</td><td>E-Mail-Adresse 3 | Benutzername

</td><td>Muss zwingend eine private E-Mail-Adresse sein. (ggf. kann die HSLU E-Mail Adresse in Feld E-Mail-Adresse 4 (studienadresse) kopiert werden.

</td></tr><tr><td>Email2

</td><td>E-Mail-Adresse 2

</td><td>(Falls Geschäfts E-Mail)

</td></tr><tr><td>Email3

</td><td>-

</td><td></td></tr></tbody></table>

In der Importvorlage folgende Spalten mit Standardwerten auffüllen

<table id="bkmrk-spaltewertkonfigurat"><colgroup><col style="width: 240px;"></col><col style="width: 240px;"></col></colgroup><tbody><tr><td>****Spalte****

</td><td>****Wert****

</td></tr><tr><td>Konfiguration

</td><td>HSLU Alumni

</td></tr><tr><td>Rookie Importdatum

</td><td>Aktuelles Datum\*

</td></tr><tr><td>Mitglied seit

</td><td>Aktuelles Datum\*

</td></tr><tr><td>Per Du

</td><td>Ja

</td></tr><tr><td>Korrespondenzadresse (Auswahl)

</td><td>Privatadresse

</td></tr><tr><td>Korrespondenz E-Mail (Auswahl)

</td><td>Privatadresse

</td></tr><tr><td>Profil verbergen

</td><td>Ja

</td></tr><tr><td>Datenfreigabe

</td><td>Nein

</td></tr></tbody></table>

<span style="white-space: pre-wrap;">\* Wegen Rechnungsstellung Auf Datumsverteilung achten. (Nicht mehr als 250 pro Tag möglich) - im CRM Datum nä. Rechnungsstellung der Premium Loyalty abgleichen. </span>

# 2. Import und Fehlerbehebung

<span style="white-space: pre-wrap;">In iAlumni CRM zu </span>[**Erweiterte Einstellungen** ](https://hslu.crm10.talentwerk.ch/main.aspx?settingsonly=true "Erweiterte Einstellungen")**&gt; Datenverwaltung &gt; I**<span style="white-space: pre-wrap;">mporte navigieren und </span>**Daten importieren**<span style="white-space: pre-wrap;"> auswählen</span>

[![Bildschirmaufnahme 2026-01-15 um 16.47.23.gif](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/bildschirmaufnahme-2026-01-15-um-16-47-23.gif)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/bildschirmaufnahme-2026-01-15-um-16-47-23.gif)

Abgefüllte Importvorlage auswählen, Allfällige Warnmeldungen quittieren. und Import starten

[![Bildschirmaufnahme 2026-01-15 um 16.47.23.gif](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/sz5bildschirmaufnahme-2026-01-15-um-16-47-23.gif)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/sz5bildschirmaufnahme-2026-01-15-um-16-47-23.gif)

Abwarten bis Statusgrund des Imports auf "Abgeschlossen" steht.

[![image.png](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/Iuximage.png)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/Iuximage.png)

Importprotokoll öffnen, kontrollieren und allfällige Fehler überprüfen/beheben.

Üblicherweise treten Fehler auf, wenn ein Kontakt bereits vorhanden ist. In diesem Fall, entsprechenden Kontakt kontrollieren und anpassen. (Siehe nächste Seite).

# Kontakt bei Import bereits vorhanden

Der häufigste Fehler beim Import ist, dass ein Kontakt bereits im System vorhanden ist. Dabei gibt es folgende 5 Fälle:

1. Der Kontakt hat sich bereits kürzlich selbst registriert und besitzt schon eine Rookie Mitgliedschaft. (freigegeben)
2. Der Kontakt hat sich bereits kürzlich selbst registriert und hat noch keine Rookie-Mitgliedschaft. (noch in Freigabe)
3. Der Kontakt besteht schon länger im System und hatte noch nie eine Rookie-Mitgliedschaft.
4. Der Kontakt besteht schon länger im System und hatte bereits eine Rookie-Mitgliedschaft.
5. Der Kontakt hat aktuell eine bezahlte Premium-Mitgliedschaft

Die 4 Fälle sind wie folgt zu behandeln:

#### 1. Selbst registriert (kürzlich) und freigegeben

- Überprüfen ob Rookie-Importdatum == Beginn Rookie-Mitgliedschaft und Mitglied seit == Beginn Rookie-Mitgliedschaft und ggf. ergänzen.

#### 2. Selbst registriert (kürzlich) und noch nicht freigegeben

- Rookie-Importdatum und Mitglied seit auf Datum des aktuellen Imports setzen.
- Alle App-Rollen und Mitgliedschaften löschen
- (Die App-Rollen und Mitgliedschaften werden in einem späteren Schritt mittels Workflow vergeben für Rookies)

#### 3. Kontakt schon länger im System, noch keine Rookie Mitgliedschaft

- Rookie-Importdatum und Mitglied seit auf Datum des aktuellen Imports setzen.
- App-Rollen löschen
- Mitgliedschaft deaktivieren mit Enddatum == heute
- (Die App-Rollen und Mitgliedschaften werden in einem späteren Schritt mittels Workflow vergeben für Rookies)

# Import Ausbildungen

# Vorbereitung

Im evento-export.xlsx file zum Tab iAlumni - Ausbildung wechseln

[![image.png](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/xZ2image.png)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/xZ2image.png)

Arbeitsblatt in neue Datei kopieren

Spalten umbenennen und ergänzen

Organisation (Anzeigename) angleichen

Studiengangbezeichnungen und Vertiefungen an CRM angleichen

GUID Organisation (Departemente) einfügen

Ausbiildung (Organisation) = Ja

Konfiguration = HSLU Alumni

# Verteilung Mitgliedschaften und App-Rollen

Verteilung von Mitgliedschaften und App-Rollen + Marketinglisten

# Notification "Überprüfung erfolgreich" deaktivieren



# Kontaktliste filtern

Im CRM zu Modul "Kontakte" gehen und Filtern nach dem entsprechenden Rookie-Importdatum:

[![image.png](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/ATHimage.png)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/ATHimage.png)

<p class="callout warning"><span style="white-space: pre-wrap;">Beim Filter Rookie Importdatum </span>****am****<span style="white-space: pre-wrap;"> .. auswählen (Statt Gleich) für Datum ohne Zeit.</span></p>

Die soeben importieren Kontakte sollten nun angezeigt werden.

[![image.png](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/S7limage.png)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/S7limage.png)

# MG, App-Rollen und NL zuweisen

Alle Kontakte der gefilterten Liste auswählen.

Workflow "Rookie - Onboarding (MG, App-Rollen, Newsletter)" auf Kontakte anwenden.

[![image.png](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/y5dimage.png)](https://docs.hslu-alumni.ch/uploads/images/gallery/2026-01/y5dimage.png)

Bei mehr als 250 Kontakten diese Schritte seitenweise wiederholen.

# Notification "Überprüfung erfolgreich" wieder aktivieren

# Welcome-Mailing

tbd. z. Zt. manuell via INX-Mail