Onboarding AB-Absolvierende

• Export aus Evento
• 1. Evento Export
• Import Kontakte
• 1. Vorbereitung
• 2. Import und Fehlerbehebung
• Kontakt bei Import bereits vorhanden
• Import Ausbildungen
• Vorbereitung
• Verteilung Mitgliedschaften und App-Rollen
• Notification "Überprüfung erfolgreich" deaktivieren
• Kontaktliste filtern
• MG, App-Rollen und NL zuweisen
• Notification "Überprüfung erfolgreich" wieder aktivieren
• Welcome-Mailing

Export aus Evento

1. Evento Export

1. Evento Reporter starten

Auf managed Windows Client oder in VDI (bei MAC) Evento Reporter starten. (Falls nicht vorhanden, ggf. über Software Center installieren)

2. Evento Report erstellen

Export - HSLU.iAlumni Absolventen Export auswählen
Parameter (Departement, Examensdatums-Bereich seit letztem Export bis heute, Datenbank produktiv) auswählen
Report mit Start erstellen

3. Excel-Datei speichern

Erzeugte Excel-Datei speichern unter:

07 Ehemalige und Alumni > 08_Daten_CRM > 00_evento-exporte > 00_Onboarding > {YYYY-MM-DD} > {YYYY-MM-DD}-evento-export.xlsx

Import Kontakte

1. Vorbereitung

1. Importvorlage Kontakte herunterladen

In iAlumni CRM zu Erweiterte Einstellungen > Datenverwaltung > Vorlagen für Datenimport navigieren und Kontakt auswählen

2. Importvorlage befüllen

Importvorlage mit Kontaktdaten aus evento-export gemäss folgender Spaltenzuordnung befüllen:
(Adresse 1 (Korrespondenzadresse) wird je nach Auswahl automatisch ausgefüllt, Adresse 2 = Geschäftsadresse, Adresse 3 = Privatadresse, Adresse 4 = Studienadresse)

evento-export	Importvorlage	Bemerkung / Zielformatierung
EventoID	EventoID	als Werte einfügen
SwitchEduId	Switch Edu-ID
Nachname	Nachname
Vorname	Vorname
Geschlecht
Anrede	Geschlecht	Herr;Frau;Neutrale Anrede;Keine Angabe
Geburtsdatum	Geburtstag
Strasse	Adresse 3: Strasse 1
Postfach	Adresse 3: Postfach
Postleitzahl	Adresse 3: Postleitzahl
Ort	Adresse 3: Ort
Land	Adresse 3: Land	Land muss (deutsch) ausgeschrieben sein (Nicht als Kürzel). Gemäss Eintrag in iAlumni CRM.
Firma	Adresse 2: Name
Abteilung	Abteilung
FirmaAdresse	Adresse 2: Strasse 1
FirmaPostfach	Adresse 2: Postfach
FirmaPostleitzahl	Adresse 2: Postleitzahl
FirmaOrt	Adresse 2: Ort
FirmaLand	Adresse 2: Land	Land muss (deutsch) ausgeschrieben sein (Nicht als Kürzel). Gemäss Eintrag in iAlumni CRM.
Telefon1	Adresse 3: Telephone1
Telefon2	Adresse 2: Telefon 2	(Falls Geschäfts Tel)
Mobile	Adresse 3: Mobile
Email1	E-Mail-Adresse 3 | Benutzername	Muss zwingend eine private E-Mail-Adresse sein. (ggf. kann die HSLU E-Mail Adresse in Feld E-Mail-Adresse 4 (studienadresse) kopiert werden.
Email2	E-Mail-Adresse 2	(Falls Geschäfts E-Mail)
Email3	-

In der Importvorlage folgende Spalten mit Standardwerten auffüllen

Spalte	Wert
Konfiguration	HSLU Alumni
Rookie Importdatum	Aktuelles Datum*
Mitglied seit	Aktuelles Datum*
Per Du	Ja
Korrespondenzadresse (Auswahl)	Privatadresse
Korrespondenz E-Mail (Auswahl)	Privatadresse
Profil verbergen	Ja
Datenfreigabe	Nein

* Wegen Rechnungsstellung Auf Datumsverteilung achten. (Nicht mehr als 250 pro Tag möglich) - im CRM Datum nä. Rechnungsstellung der Premium Loyalty abgleichen.

2. Import und Fehlerbehebung

In iAlumni CRM zu Erweiterte Einstellungen > Datenverwaltung > Importe navigieren und Daten importieren auswählen

Abgefüllte Importvorlage auswählen, Allfällige Warnmeldungen quittieren. und Import starten

Abwarten bis Statusgrund des Imports auf "Abgeschlossen" steht.

Importprotokoll öffnen, kontrollieren und allfällige Fehler überprüfen/beheben.

Üblicherweise treten Fehler auf, wenn ein Kontakt bereits vorhanden ist. In diesem Fall, entsprechenden Kontakt kontrollieren und anpassen. (Siehe nächste Seite).

Kontakt bei Import bereits vorhanden

Der häufigste Fehler beim Import ist, dass ein Kontakt bereits im System vorhanden ist. Dabei gibt es folgende 5 Fälle:

1. Der Kontakt hat sich bereits kürzlich selbst registriert und besitzt schon eine Rookie Mitgliedschaft. (freigegeben)
2. Der Kontakt hat sich bereits kürzlich selbst registriert und hat noch keine Rookie-Mitgliedschaft. (noch in Freigabe)
3. Der Kontakt besteht schon länger im System und hatte noch nie eine Rookie-Mitgliedschaft.
4. Der Kontakt besteht schon länger im System und hatte bereits eine Rookie-Mitgliedschaft.
5. Der Kontakt hat aktuell eine bezahlte Premium-Mitgliedschaft

Die 4 Fälle sind wie folgt zu behandeln:

1. Selbst registriert (kürzlich) und freigegeben

• Überprüfen ob Rookie-Importdatum == Beginn Rookie-Mitgliedschaft und Mitglied seit == Beginn Rookie-Mitgliedschaft und ggf. ergänzen.

2. Selbst registriert (kürzlich) und noch nicht freigegeben

• Rookie-Importdatum und Mitglied seit auf Datum des aktuellen Imports setzen.
• Alle App-Rollen und Mitgliedschaften löschen
• (Die App-Rollen und Mitgliedschaften werden in einem späteren Schritt mittels Workflow vergeben für Rookies)

3. Kontakt schon länger im System, noch keine Rookie Mitgliedschaft

• Rookie-Importdatum und Mitglied seit auf Datum des aktuellen Imports setzen.
• App-Rollen löschen
• Mitgliedschaft deaktivieren mit Enddatum == heute
• (Die App-Rollen und Mitgliedschaften werden in einem späteren Schritt mittels Workflow vergeben für Rookies)

Import Ausbildungen

Vorbereitung

Im evento-export.xlsx file zum Tab iAlumni - Ausbildung wechseln

Arbeitsblatt in neue Datei kopieren

Spalten umbenennen und ergänzen

Organisation (Anzeigename) angleichen

Studiengangbezeichnungen und Vertiefungen an CRM angleichen

GUID Organisation (Departemente) einfügen

Ausbiildung (Organisation) = Ja

Konfiguration = HSLU Alumni

Verteilung Mitgliedschaften und App-Rollen

Notification "Überprüfung erfolgreich" deaktivieren

Kontaktliste filtern

Im CRM zu Modul "Kontakte" gehen und Filtern nach dem entsprechenden Rookie-Importdatum:

Beim Filter Rookie Importdatum am .. auswählen (Statt Gleich) für Datum ohne Zeit.

Die soeben importieren Kontakte sollten nun angezeigt werden.

MG, App-Rollen und NL zuweisen

Alle Kontakte der gefilterten Liste auswählen.

Workflow "Rookie - Onboarding (MG, App-Rollen, Newsletter)" auf Kontakte anwenden.

Bei mehr als 250 Kontakten diese Schritte seitenweise wiederholen.

Notification "Überprüfung erfolgreich" wieder aktivieren

Welcome-Mailing