Events verwalten (Aurora)
Events und Teilnahmen verwalten
Veranstaltung erstellen
Checkliste
- Logo (vor Ort / Online) ersetzen (s.u.)
- Titelbild einfügen
- Eventinfos ergänzen
- (Gebühren einrichten)
- (Zusätzliche Fragen einrichten)
- Speichern
Richtlinien für Community-Events
- Als Logo wird immer eines der vorgegebenen (vor Ort / Online) eingefügt, je nach Art der Veranstaltung. Je nach Einstellung (Online / vor Ort) wird dieses vom System automatisch gesetzt.
- An-/Abmeldeschluss ist bei vor Ort-Events mit Apéro/Catering idR. 7 Tage vor dem Event.
- Community-Events sind selbsttragend (Für Departements- und Fach-Communities kann gegen Vorlage einer Jahresplanung inkl. Budgetaufstellung ein fixes Jahres-Budget beantragt werden) - Entsprechend sind allfällige Unkostenbeiträge einzuplanen
- Events werden in der Regel als Öffentlich sichtbar erfasst.
Veranstaltung absagen
Wenn eine Veranstaltung abgesagt werden muss (zu wenig Teilnehmer, Ausfall des Hosts etc...), sollte sie nicht einfach gelöscht werden. Stattdessen empfehlen wir folgendes Vorgehen:
Checkliste
- Veranstaltungsinfos bearbeiten (Titel mit Präfix “ABGESAGT: ” ergänzen und Anmeldeschluss auf Vergangenheit setzen.
- Bereits angemeldete Teilnehmer benachrichtigen mit Vorlage oder eigenem Text.
- Alumni-Team über Absage informieren mit Mail an alumni@hslu.ch
Meine Events verwalten
1. Veranstaltung erstellen
Hier werden neue Veranstaltungen erfasst.
2. Auswahl entfernen
Setzt die Auswahl zurück.
3. Aktionen > Auswahl offline schalten
schaltet die ausgewählte(n) Veranstaltung(en) offline.
Achtung: Offline geschaltete Veranstaltungen werden nicht mehr angezeigt und können damit nicht mehr online geschaltet werden.
4. Veranstaltung anzeigen
Zeigt die Veranstaltung an.
5. Veranstaltung bearbeiten
Details der Veranstaltung bearbeiten
6. Einladung senden
An alle Mitglieder der Community mit der die Veranstaltung erstellt wurde, die noch keine Anmeldung/Einladung haben wird eine Einladung mit personlaisierbarem Betreff und Text verschickt.
7. Reminder senden
Ein Reminder kann gesendet werden an
- alle unter Punkt 6. Eingeladenen, die noch immer keine Anmeldung haben
- oder alle Angemeldeten
8. Teilnehmende verwalten
Die Teilnehmerverwaltung funktioniert ähnlich wie die Mitgliederverwaltung